Polityka prywatności i cookies

Strona internetowa: jpkontroler.pl
Administrator: EMINOVUM Adam Cichoń
Adres: ul. Rydlówka 20, 30-363 Kraków, Polska
NIP: 677-206-42-85
REGON: 121317358
E-mail: pomoc@jpkontroler.pl (alias: support@jpkontroler.pl)
Wersja: 1.0
Obowiązuje od: 14 listopada 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i cookies wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających ze strony jpkontroler.pl, pobierających program JPKontroler, składających zamówienia, kupujących i aktywujących licencje, zapisujących się na newsletter oraz kontaktujących się z EMINOVUM w sprawach związanych z programem.

JPKontroler jest oprogramowaniem stworzonym i rozwijanym przez EMINOVUM Adam Cichoń. Program wspomaga analizę i kontrolę danych księgowych, w szczególności plików JPK_KR_PD.

Strona jpkontroler.pl umożliwia zapoznanie się z funkcjami i wariantami Programu, bezpłatne pobranie instalatora, korzystanie z ograniczonego trybu DEMO oraz zakup licencji na płatne funkcje. Za pośrednictwem serwisu można również zapisać się na newsletter. Odpłatne zamówienia składa się wyłącznie w sklepie kup.jpkontroler.pl; poczta elektroniczna służy do obsługi zapytań, reklamacji i wsparcia.

Sprzedaż licencji jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Zasady zakupów i korzystania z Programu określają Regulamin sprzedaży i Umowa Licencyjna Użytkownika Końcowego (EULA) wraz z załącznikami.

Podział infrastruktury: w Microsoft Azure działają strona, sklep, newsletter, dystrybucja instalatora, system licencyjny oraz wysyłka wiadomości transakcyjnych za pośrednictwem Azure Communication Services. Odbiór korespondencji klientów na pomoc@jpkontroler.pl i alias support@jpkontroler.pl odbywa się w UTI.PL/Plesk na serwerze mail.jpkontroler.pl. Tam trafiają odpowiedzi, wiadomości i załączniki. Dane zamówień oraz kopie e-maili transakcyjnych są równolegle przetwarzane w Azure.

Strona nie posiada ogólnego formularza kontaktowego. Kontakt z EMINOVUM jest możliwy pocztą elektroniczną.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest EMINOVUM Adam Cichoń, ul. Rydlówka 20, 30-363 Kraków, NIP 677-206-42-85, REGON 121317358.

W sprawach związanych z prywatnością i przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się pod adresem: pomoc@jpkontroler.pl.

JPKontroler jest nazwą produktu EMINOVUM i nie stanowi odrębnego administratora danych osobowych.

Nie wyznaczono inspektora ochrony danych.

W zakresie danych księgowych i danych osób trzecich świadomie przekazywanych przez Licencjobiorcę w pakietach diagnostycznych EMINOVUM może działać jako podmiot przetwarzający w imieniu Licencjobiorcy lub jako dalszy podmiot przetwarzający. Zasady powierzenia danych określa Załącznik nr 2 do EULA, gdy znajduje zastosowanie. Dane dotyczące sprzedaży, własnej korespondencji i rozliczeń EMINOVUM przetwarza co do zasady jako administrator.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

3.1. Dane związane z korzystaniem ze strony

Podczas korzystania ze strony internetowej, sklepu oraz podczas pobierania instalatora mogą być przetwarzane:

• adres IP,
• data i godzina żądania,
• adres odwiedzanej podstrony lub zasobu, w tym pliku instalatora,
• typ i wersja przeglądarki,
• informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym,
• źródło wejścia na stronę,
• dane z logów serwera i systemów bezpieczeństwa,
• informacje zapisywane w cookies, pamięci lokalnej przeglądarki lub podobnych technologiach.

3.2. Dane związane z newsletterem

W związku z zapisem na newsletter JPKontrolera mogą być przetwarzane:

• adres e-mail subskrybenta,
• odpowiedź na pytanie „Kim jesteś?” (biuro rachunkowe / firma z własną księgowością / inne), jeśli została podana,
• data i godzina zgłoszenia zapisu,
• data i godzina potwierdzenia zapisu,
• źródło zapisu, w szczególności identyfikator formularza,
• treść i wersja zgody obowiązującej w chwili zapisu,
• informacja o cofnięciu zgody lub rezygnacji z newslettera.

Adresu IP nie zapisujemy w bazie subskrybentów. Na potrzeby ochrony formularza przed nadużyciami system przez około 2 godziny przechowuje skrót adresu IP (dane pseudonimizowane), po czym go usuwa. Adres IP może występować w logach technicznych infrastruktury — zob. część 17.6.

3.3. Dane przekazane w korespondencji

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z EMINOVUM za pośrednictwem poczty elektronicznej, mogą być przetwarzane:

• dane kontaktowe,
• imię i nazwisko,
• nazwa firmy i numer NIP, jeśli są potrzebne do identyfikacji sprawy,
• treść korespondencji,
• informacje dotyczące zgłoszonego problemu,
• dobrowolnie przekazane załączniki.

Korespondencja wysyłana na pomoc@jpkontroler.pl lub support@jpkontroler.pl trafia do tej samej skrzynki pocztowej na serwerze mail.jpkontroler.pl (UTI.PL/Plesk). W systemie pocztowym mogą być przechowywane dane nadawców i odbiorców, treści wiadomości, załączniki oraz informacje techniczne o doręczeniu.

3.4. Dane związane z pomocą techniczną

W ramach obsługi zgłoszeń dotyczących programu mogą być przetwarzane:

• informacje o wersji programu,
• informacje o systemie operacyjnym,
• komunikaty o błędach,
• logi techniczne,
• informacje diagnostyczne,
• inne dane świadomie przekazane przez użytkownika.

Zakres danych jest ograniczany do informacji niezbędnych do obsługi zgłoszenia. W razie świadomego przesłania pakietu diagnostycznego dane mogą obejmować także wyniki analizy, kwoty, informacje o wskazanych kontach, a przy osobnym potwierdzeniu użytkownika również cały plik JPK. Zasady przekazywania pakietów opisano w części 7.

3.5. Dane związane z zamówieniami i zakupem licencji

W procesie sprzedaży mogą być przetwarzane: nazwa firmy, numer NIP, adres rozliczeniowy, dane osoby składającej zamówienie lub reprezentującej przedsiębiorcę, adres e-mail, numer telefonu (jeżeli jest podawany poza sklepem), wariant licencji, liczba stanowisk, cena, kwota VAT, numer i status zamówienia, historia zakupów oraz dane niezbędne do wystawienia faktury. Sklep może uzupełniać informacje o przedsiębiorcy na podstawie numeru NIP, pobierając dane z rejestru REGON prowadzonego przez GUS (usługa BIR) oraz weryfikując status podatnika VAT w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną uzyskane dane mogą stanowić dane osobowe pochodzące z publicznych rejestrów, a nie bezpośrednio od tej osoby.

Przetwarzane są także informacje dokumentujące zawarcie umowy: data i sposób złożenia zamówienia, wersje zaakceptowanego Regulaminu i EULA wraz z załącznikami, złożone oświadczenia oraz informacje o ich utrwaleniu w systemie. Zakup odbywa się w sklepie; platforma zapisuje wersje dokumentów, treść i czas akceptacji Regulaminu i EULA oraz odrębnego oświadczenia o rozpoczęciu dostarczania treści cyfrowych przed upływem terminu na odstąpienie, jeśli takie oświadczenie zostało złożone. W trakcie obsługi sklepu mogą być wysyłane e-maile transakcyjne przez Azure Communication Services.

3.6. Dane związane z płatnościami

W zależności od metody płatności przetwarzane mogą być: identyfikator zamówienia i transakcji, kwota i waluta, wybrana metoda, status płatności oraz dane rozliczeniowe. Przy zwykłym przelewie bankowym mogą to być ponadto dane nadawcy, numer rachunku i tytuł przelewu. Zakres danych kierowanych do Paynow zależy od użytej metody płatności i konfiguracji integracji.

3.7. Dane licencyjne i dane aktywacji

Do obsługi licencji mogą być przetwarzane: identyfikator licencji lub klucza, dane Licencjobiorcy, wariant, liczba stanowisk, kod stanowiska lub identyfikator urządzenia, status licencji, daty aktywacji i wygaśnięcia, informacje o odnowieniach i przeniesieniach, dane techniczne niezbędne do bezpiecznej aktywacji oraz logi połączeń z usługą licencyjną.

W Programie lokalnie zapisywany jest stan licencji, w tym liczniki i skróty identyfikatorów analizowanych podmiotów; w ONE mogą to być także kryptograficzne odciski nazwy firmy, REGON i planu kont. Dane lokalne mogą znajdować się w pliku stanu i rejestrze Windows. Po podaniu klucza w aktywacji online Program przekazuje do api.jpkontroler.pl klucz licencyjny, kod stanowiska i wersję Programu; usługa rejestruje adres IP i czas połączenia. Standardowa aktywacja nie wymaga przesłania pliku JPK ani jego danych księgowych.

3.8. Źródła danych z rejestrów publicznych

Jeżeli kupujący wpisze numer NIP, sklep może pobrać dane przedsiębiorcy, w tym firmę, adres i dane identyfikacyjne, z rejestru REGON (GUS BIR) oraz status VAT z Wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej mogą to być dane osobowe uzyskane z innego źródła niż bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Źródłem są wskazane rejestry publiczne; zakres obejmuje dane niezbędne do weryfikacji i rozliczenia zamówienia. Pozostałe informacje o administratorze, celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania i prawach osób znajdują się w niniejszej Polityce.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

a) Newsletter JPKontroler

Dane osobowe subskrybentów są przetwarzane w celu przesyłania informacji o premierze programu JPKontroler i o jego nowych funkcjach — w zakresie udzielonej zgody.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda użytkownika.

Wysyłanie informacji handlowych pocztą elektroniczną następuje z uwzględnieniem art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

b) Dokumentowanie udzielonych zgód

Dane dotyczące udzielenia, potwierdzenia i cofnięcia zgody mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem EMINOVUM jest wykazanie legalności prowadzonej komunikacji oraz ochrona przed ewentualnymi roszczeniami.

c) Odpowiedź na zapytania i pomoc techniczna

Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku zwykłej korespondencji biznesowej oraz kontaktu z przedstawicielami przedsiębiorstw podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

d) Zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony

Dane techniczne mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem EMINOVUM jest zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, diagnozowanie błędów i zapobieganie nadużyciom.

e) Analityka internetowa

Google Analytics 4 jest wykorzystywany w celu pomiaru ruchu i analizy korzystania ze strony.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zapis lub odczyt informacji w urządzeniu użytkownika w celach analitycznych wymaga odpowiedniej zgody zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

f) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem EMINOVUM jest ochrona jego praw oraz możliwość wykazania przebiegu współpracy i korespondencji.

g) Zamówienia, zawieranie i wykonywanie umów

Dane są przetwarzane w celu przyjmowania zamówień, zawierania i wykonywania umów, udostępniania licencji oraz obsługi uprawnień. Podstawą przetwarzania danych osoby będącej stroną umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku przedstawicieli i osób kontaktowych przedsiębiorców — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i dokumentowaniu współpracy gospodarczej).

h) Płatności, fakturowanie i rozliczenia

Dane związane z realizacją płatności są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od roli osoby, której dane dotyczą. Dane potrzebne do wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

i) Wydawanie licencji i przeciwdziałanie nadużyciom

Dane licencyjne służą aktywacji, odnawianiu, przenoszeniu uprawnień, obsłudze umów oraz zapewnianiu bezpieczeństwa. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona uprawnień licencyjnych i infrastruktury.

j) Reklamacje i zgłoszenia techniczne

Dane są przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji, prowadzenia korespondencji i dokumentowania realizacji zobowiązań, na podstawie odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO. Dane powierzone w pakiecie diagnostycznym są przetwarzane na udokumentowane polecenie właściwego podmiotu powierzającego zgodnie z art. 28 RODO; sam ten przepis nie stanowi podstawy legalności przetwarzania po stronie administratora powierzanych danych.

5. Newsletter JPKontroler

Newsletter służy informowaniu subskrybentów o:

• premierze i dostępności programu JPKontroler,
• nowych funkcjach i możliwościach programu.

Zakres newslettera odpowiada treści zgody udzielanej przy zapisie: „Chcę otrzymywać e-mailem informacje o premierze JPKontrolera i o jego nowych funkcjach. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili.”

Zapis na newsletter jest dobrowolny.

W celu zapisania się użytkownik podaje adres e-mail i wyraża zgodę na otrzymywanie wiadomości.

Zapis jest potwierdzany przez kliknięcie linku przesłanego na wskazany adres e-mail (double opt-in).

System dokumentuje udzieloną zgodę, w szczególności datę jej udzielenia, źródło, obowiązującą treść i potwierdzenie zapisu.

Newsletter i baza subskrybentów są obsługiwane z wykorzystaniem infrastruktury Microsoft Azure.

Każda wiadomość newslettera zawiera możliwość rezygnacji z dalszej subskrypcji.

Rezygnacja jest również możliwa przez kontakt pod adresem pomoc@jpkontroler.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Zapisanie się na newsletter nie jest warunkiem korzystania z publicznie dostępnych treści strony.

Szczegółowe warunki świadczenia usługi newslettera określa Regulamin Newslettera JPKontroler.

Korzystanie z trybu DEMO ani zakup licencji nie powodują automatycznego zapisania na newsletter. Wiadomości transakcyjne dotyczące płatności, faktur, licencji i niezbędnych informacji o umowie mogą być przesyłane niezależnie od zgody newsletterowej, jeśli wynika to z umowy lub obowiązku prawnego.

6. Dane księgowe przetwarzane przez program

JPKontroler jest aplikacją desktopową, w której analiza danych księgowych odbywa się lokalnie na komputerze użytkownika.

EMINOVUM nie otrzymuje automatycznie dostępu do treści analizowanych plików JPK_KR_PD wyłącznie z powodu korzystania z programu.

Pliki JPK_KR_PD, zapisy księgowe, salda i raporty analityczne nie są przekazywane do EMINOVUM w celu wykonania analizy księgowej.

Dane księgowe nie są wykorzystywane przez EMINOVUM do celów marketingowych ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Użytkownik może świadomie przekazać dodatkowe informacje lub materiały diagnostyczne na potrzeby pomocy technicznej.

Jeżeli materiały te zawierają dane osobowe innych osób, znajdują zastosowanie zasady diagnostyki z części 7 oraz umowa powierzenia będąca Załącznikiem nr 2 do EULA, jeśli EMINOVUM działa w imieniu Licencjobiorcy.

7. Pakiety diagnostyczne i dane osobowe klientów

Program udostępnia funkcję „Zgłoś problem”, w której użytkownik może lokalnie przygotować zaszyfrowany pakiet diagnostyczny. Pakiet nie jest wysyłany automatycznie. Użytkownik sam decyduje, czy i w jaki sposób przekazać go EMINOVUM.

7.1. Poziom 0

Pakiet zawiera informacje techniczne, wersje Programu, dziennik techniczny i opis awarii. Jest dostępny także w trybie DEMO i po wygaśnięciu licencji. W logu lub opisie mogą przypadkowo znaleźć się dane osobowe.

7.2. Poziom 1

Pakiet zawiera dodatkowo wynik analizy i kwoty, z zamaskowanymi nazwami kont. Maskowanie nie oznacza pełnej anonimizacji. Pozostałe dane mogą umożliwiać identyfikację osoby.

7.3. Poziom 2

Pakiet zawiera dodatkowo informacje o wskazanych kontach. Może również zawierać kompletny plik JPK, ale wyłącznie po osobnym, wyraźnym potwierdzeniu użytkownika w ramach konkretnego zgłoszenia.

7.4. Zasady przetwarzania

Pakiety poziomów 1 i 2 mogą zawierać dane osobowe pracowników, kontrahentów i innych osób. EMINOVUM przetwarza je w celu rozwiązania zgłoszonego problemu. Jeśli działa jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający, zasady określa Załącznik nr 2 do EULA (umowa powierzenia danych osobowych).

Licencjobiorca powinien wybrać najniższy wystarczający poziom diagnostyki i zapewnić podstawę prawną oraz ewentualne upoważnienie do dalszego powierzenia danych. Sama akceptacja EULA nie uprawnia do automatycznej wysyłki plików księgowych.

Wiadomości z pakietami przesłane na pomoc@jpkontroler.pl albo support@jpkontroler.pl trafiają do skrzynki pocztowej utrzymywanej w UTI.PL/Plesk. Jeżeli obsługa zgłoszenia wymaga użycia innej infrastruktury, powinno to wynikać z udokumentowanego, zgodnego z prawem procesu. Pakiety nie są wykorzystywane do marketingu ani trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Okresy retencji danych powierzonych wynikają z umowy powierzenia i udokumentowanych poleceń; nie są automatycznie tożsame z okresem przechowywania korespondencji handlowej EMINOVUM.

8. Kontakt i pomoc techniczna

W sprawach programu, licencji, sprzedaży, płatności i pomocy technicznej można pisać na pomoc@jpkontroler.pl. Adres support@jpkontroler.pl jest aliasem tej samej skrzynki. Wiadomości są odbierane i przechowywane w infrastrukturze UTI.PL, na serwerze pocztowym mail.jpkontroler.pl, zarządzanym w Plesku.

Na serwerze pocztowym mogą być przechowywane dane nadawcy i odbiorcy, treść wiadomości, załączniki i metadane doręczenia. Dotyczy to także wiadomości o zamówieniach, pro formach, płatnościach, fakturach, licencjach, reklamacjach i diagnostyce. Dane zamówień mogą być niezależnie od tego zapisane w sklepie w Microsoft Azure.

Nie należy przesyłać zwykłą korespondencją haseł, kluczy dostępu ani kompletnych plików JPK, jeżeli nie jest to konieczne do zgłoszenia. Pakiety diagnostyczne należy przekazywać zgodnie z procedurą z części 7.

9. Zakup, płatności i obsługa licencji

9.1. Zamówienie i zawarcie umowy

Sprzedaż odpłatnych licencji odbywa się wyłącznie za pośrednictwem sklepu kup.jpkontroler.pl. System przetwarza dane zamówienia, wersje zaakceptowanych dokumentów oraz treść i czas odrębnych oświadczeń składanych przez Kupującego. W przypadku przelewu sklep wysyła pro formę, a w przypadku płatności elektronicznej link do płatności; wiadomości transakcyjne realizowane są przez Azure Communication Services.

9.2. Paynow i przelew tradycyjny

Płatności elektroniczne mogą być realizowane przez Paynow na podstawie umowy EMINOVUM z mBank S.A.. W technicznej i operacyjnej obsłudze Paynow uczestniczyć może również mElements S.A., która w zakresie własnych usług działa zgodnie z właściwymi zasadami ochrony danych. Zakres danych przekazywanych uczestnikom płatności zależy od wybranej metody i integracji.

Alternatywnie klient może zapłacić zwykłym przelewem na rachunek EMINOVUM. Informacje o płatnościach są używane do powiązania wpłaty z zamówieniem, księgowania należności, wystawienia faktury i obsługi zwrotów.

9.3. Licencje

Dane identyfikacyjne licencji i urządzenia, daty aktywacji i ważności, wariant, liczba stanowisk i informacje o odnowieniach są przetwarzane w systemie licencyjnym działającym w Microsoft Azure. Program przetwarza lokalnie stan potrzebny do egzekwowania ograniczeń licencyjnych. Zwykła aktywacja nie wymaga przesłania ksiąg ani plików JPK na serwer.

9.4. Faktury

Dane nabywcy mogą być wykorzystywane do wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży oraz przekazywane do systemów państwowych w zakresie wymaganym przepisami, w tym do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), gdy ma zastosowanie. Zakup nie oznacza automatycznego zapisu na newsletter.

10. Hosting i infrastruktura informatyczna

10.1. Microsoft Azure: strona, sklep, newsletter, instalator, licencje i e-maile transakcyjne

Strona jpkontroler.pl, sklep kup.jpkontroler.pl, obsługa zamówień online, zapisy i wysyłka newslettera, udostępnianie instalatora oraz wydawanie i zarządzanie licencjami działają z wykorzystaniem Microsoft Azure, w tym bazy danych w regionie Poland Central. Wiadomości transakcyjne (pro forma, link do płatności, potwierdzenie zakupu, klucz aktywacyjny, faktura, a także plik licencji w przypadku obsługi aktywacji awaryjnej) wysyła Azure Communication Services; usługa ta przetwarza dane dotyczące wysłanej korespondencji w Europie. Adresy nadawcze mogą mieć charakter techniczny lub należeć do domeny jpkontroler.pl, w szczególności licencje@ lub faktura@. Odpowiedzi klientów są kierowane do skrzynki pomoc@ w UTI.PL.

Microsoft może przetwarzać dane techniczne i osobowe w zakresie świadczenia usług infrastruktury chmurowej, zgodnie z warunkami właściwych umów. Dane systemu newslettera są przechowywane w regionach Azure w Polsce i Europie. Wykorzystywanie Azure nie oznacza, że wykonywane lokalnie analizy ksiąg odbywają się w chmurze lub że analizowane pliki JPK są automatycznie przesyłane na serwer.

10.2. UTI.PL / Plesk: odbiór i przechowywanie korespondencji przychodzącej

Obsługa firmowej poczty w domenie jpkontroler.pl pozostaje w infrastrukturze:

UTI.PL Spółka Akcyjna
ul. Olszewskiego 6, 25-663 Kielce
NIP: 959 14 36 448

Serwer pocztowy działa pod adresem mail.jpkontroler.pl i jest zarządzany przez Plesk. Skrzynka pomoc@jpkontroler.pl obsługuje również alias support@jpkontroler.pl. Alias nie jest osobną skrzynką.

UTI.PL może przetwarzać dane nadawców i odbiorców, treść korespondencji, załączniki i informacje techniczne o przesyłkach w zakresie niezbędnym do świadczenia i zabezpieczania usługi pocztowej. Dotyczy to wiadomości zawierających dane klientów i materiały diagnostyczne świadomie przesłane do wsparcia technicznego. UTI.PL nie jest w tej konfiguracji dostawcą hostingu strony, sklepu ani instalatora. Nie obsługuje też technicznej wysyłki wiadomości transakcyjnych ze sklepu.

11. Google Analytics 4

Na stronie korzystamy z Google Analytics 4 (GA4) do pomiaru ruchu i analizy sposobu korzystania ze strony — wyłącznie po wyrażeniu zgody na analitykę.

GA4 może przetwarzać informacje dotyczące:

• odwiedzanych podstron,
• sesji i zdarzeń analitycznych,
• źródeł odwiedzin,
• przybliżonej lokalizacji,
• typu urządzenia,
• przeglądarki i systemu operacyjnego,
• języka przeglądarki.

GA4 posługuje się pseudonimowymi identyfikatorami. Do GA4 nie przekazujemy adresów e-mail, nazwisk, treści korespondencji, danych z formularza zapisu na newsletter, danych księgowych ani innych informacji bezpośrednio identyfikujących użytkownika. GA4 nie zapisuje pełnego adresu IP.

W ustawieniach usługi:

• dane na poziomie użytkownika i zdarzeń są przechowywane przez 2 miesiące (nie dotyczy to zagregowanych raportów ani okresu ważności plików cookies — zob. część 13),
• Google Signals jest wyłączone,
• personalizacja reklam jest wyłączona; GA4 nie jest wykorzystywany do remarketingu ani personalizacji reklam.

Analityka jest domyślnie wyłączona i uruchamiana dopiero po wyrażeniu zgody użytkownika.

Odrzucenie zgody na analitykę nie ogranicza możliwości korzystania ze strony, pobierania instalatora, zakupu licencji ani zapisu na newsletter.

Na stronach zapis.jpkontroler.pl (potwierdzenie zapisu, wypisanie z newslettera) oraz w sklepie kup.jpkontroler.pl nie korzystamy z Google Analytics ani Google Tag Manager.

12. Google Tag Manager i zarządzanie zgodami

Google Analytics 4 jest uruchamiany przez Google Tag Manager (GTM) — narzędzie do technicznego zarządzania tagami. GTM nie jest samodzielnym narzędziem raportowania analitycznego.

Kontener Google Tag Manager (identyfikator GTM-KPJQ5LC3) jest wczytywany dopiero po wyrażeniu zgody na analitykę. Przed wyrażeniem zgody strona nie wczytuje kontenera Google Tag Manager używanego do analityki. Na stronie zakupu kup.jpkontroler.pl nie korzystamy z Google Analytics ani Google Tag Manager.

Kontener zawiera wyłącznie tag Google Analytics 4. Kod strony blokuje w nim uruchamianie własnych skryptów, pikseli i tagów innych firm. Dodanie innego narzędzia będzie poprzedzone zmianą niniejszej Polityki i banera zgody.

Stosujemy Google Consent Mode v2: domyślnie wszystkie rodzaje zgody (przechowywanie danych reklamowych, przekazywanie danych użytkownika do celów reklamowych, personalizacja reklam i przechowywanie danych analitycznych) są ustawione jako odmowa. Po kliknięciu „Akceptuję” zmieniana jest wyłącznie zgoda na przechowywanie danych analitycznych; zgody reklamowe pozostają odmową.

13. Cookies i podobne technologie

Strona korzysta z plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki i podobnych technologii w zakresie wynikającym z jej funkcjonowania oraz decyzji użytkownika.

Nazwa / rodzaj	Dostawca	Kategoria	Cel	Okres przechowywania
jpk_zgoda_analityka (pamięć lokalna przeglądarki, localStorage)	EMINOVUM	Niezbędne	Zapamiętanie decyzji dotyczącej analityki: zgoda lub odmowa, data decyzji, wersja banera, data ważności	12 miesięcy — potem baner wyświetla się ponownie
_ga	Google (Google Analytics 4)	Analityczne	Rozróżnianie użytkowników za pomocą pseudonimowego identyfikatora	do 2 lat
_ga_<ID>	Google (Google Analytics 4)	Analityczne	Utrzymanie stanu sesji analitycznej	do 2 lat
jpk_order	EMINOVUM, kup.jpkontroler.pl	Niezbędne	Techniczny token zamówienia, utrzymanie procesu zakupu i płatności, w tym wznowienie ze specjalnego linku płatniczego	Standardowo 30 minut, odświeżane przy aktywności; po zapłacie maksymalnie 30 minut. Przy wejściu przez link „Zapłać” może być utrzymywane do końca 14-dniowego terminu płatności.
jpk_order_resume	EMINOVUM, kup.jpkontroler.pl	Niezbędne	Techniczny token wznowienia nieopłaconego zamówienia	Do końca 14-dniowego terminu płatności za nieopłacone zamówienie i przez dalsze 30 minut; maksymalnie 14 dni i 30 minut od rozpoczęcia terminu.
Technologie techniczne i bezpieczeństwa	Dostawcy infrastruktury	Niezbędne	Zapewnienie funkcjonowania i ochrony usług	Zależnie od technologii

Pliki cookies _ga i _ga_<ID> są tworzone wyłącznie po wyrażeniu zgody na analitykę. Po cofnięciu zgody strona je usuwa. Cookies sklepu jpk_order i jpk_order_resume mają atrybuty HttpOnly, Secure, SameSite=Strict i są ograniczone do kup.jpkontroler.pl. Zawierają tokeny techniczne, nie wpisane wprost imię i nazwisko, NIP ani adres e-mail; powiązane z zamówieniem tokeny mogą jednak stanowić dane osobowe w rozumieniu RODO.

Rzeczywisty okres ważności plików cookies może zależeć od konfiguracji usługi i ograniczeń stosowanych przez przeglądarkę.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies również za pomocą ustawień przeglądarki.

14. Baner cookies i zarządzanie zgodą

Podczas pierwszej wizyty, a także po wygaśnięciu wcześniej zapamiętanej decyzji (po 12 miesiącach), użytkownik otrzymuje możliwość zaakceptowania lub odrzucenia analityki.

Przyciski „Akceptuję” i „Odrzucam” są równorzędne — mają tę samą wielkość i widoczność.

Zamknięcie banera bez wyboru oznacza brak zgody.

Brak zgody nie powoduje uruchomienia Google Tag Manager, Google Analytics ani analitycznych plików cookies.

Jeżeli przeglądarka nie pozwala zapisać decyzji (np. blokuje pamięć lokalną), analityka pozostaje wyłączona.

Użytkownik może zapoznać się z Polityką prywatności przed dokonaniem wyboru.

Decyzję można zmienić w każdej chwili za pomocą linku „Ustawienia cookies” w stopce każdej strony. Cofnięcie zgody jest tak samo łatwe jak jej udzielenie: po wybraniu „Odrzucam” analityka zostaje zatrzymana, a pliki cookies _ga i _ga_<ID> usunięte.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

15. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane lub otrzymywane przez podmioty uczestniczące w świadczeniu usług JPKontrolera, w szczególności:

• Microsoft — w związku z hostingiem strony internetowej, sklepem i zamówieniami, newsletterem, dystrybucją instalatora, systemem licencyjnym i wysyłką wiadomości transakcyjnych przez Azure Communication Services;
• UTI.PL Spółka Akcyjna, ul. Olszewskiego 6, 25-663 Kielce, NIP 959 14 36 448 — w związku z serwerem poczty mail.jpkontroler.pl i korespondencją przychodzącą, w tym przechowywaniem korespondencji i załączników kierowanych na pomoc@ lub support@;
• mBank S.A., mElements S.A. i inni właściwi dostawcy usług płatniczych — w zakresie wymaganym do obsługi transakcji Paynow i przelewów;
• Google — w związku z Google Analytics 4 i Google Tag Manager, po udzieleniu zgody na analitykę;
• dostawcy usług księgowych i rozliczeniowych, bezpieczeństwa, wsparcia informatycznego i kopii zapasowych;
• profesjonalni doradcy i uprawnione organy publiczne, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa do dostępu lub ujawnienia danych.

Niektóre podmioty działają jako podmioty przetwarzające na zlecenie EMINOVUM, a dostawcy płatności mogą działać jako odrębni administratorzy w zakresie swoich usług i obowiązków ustawowych. W przypadku danych księgowych powierzonych do diagnostyki zasady dalszego powierzenia reguluje Załącznik nr 2 do EULA.

Dane osobowe nie są sprzedawane innym podmiotom. Adresy e-mail subskrybentów newslettera nie są przekazywane innym przedsiębiorcom na potrzeby ich własnych kampanii marketingowych.

16. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług Microsoft, Google i innych dostawców technologicznych niektóre dane osobowe mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Przekazywanie danych odbywa się z uwzględnieniem wymagań rozdziału V RODO.

W przypadku Google LLC (Google Analytics 4, Google Tag Manager) transfer odbywa się na podstawie mechanizmu EU–U.S. Data Privacy Framework.

W zależności od konkretnego dostawcy i okoliczności transfer może odbywać się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• mechanizmu EU–U.S. Data Privacy Framework, w zakresie obejmującym odpowiednio certyfikowanego odbiorcę,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.

Dane systemu zapisów na newsletter są przechowywane w regionach Microsoft Azure w Polsce i w Europie. Korzystanie z infrastruktury Microsoft Azure nie oznacza jednak automatycznie, że każde przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na terenie EOG.

Dodatkowe informacje o stosowanych mechanizmach przekazywania danych poza EOG można uzyskać pod adresem pomoc@jpkontroler.pl.

17. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji właściwego celu, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa, okresów przedawnienia roszczeń oraz postanowień umów powierzenia.

17.1. Newsletter

Dane subskrybenta są przechowywane w czasie aktywnej subskrypcji. Zapisy niepotwierdzone w ciągu 7 dni są usuwane. Po wypisaniu adres e-mail znika z aktywnej listy; dowody udzielenia i cofnięcia zgody mogą pozostawać przez okres potrzebny do wykazania legalności komunikacji i ochrony przed roszczeniami.

17.2. Korespondencja e-mail

Wiadomości dotyczące zapytań, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, są co do zasady przechowywane do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Wiadomości dotyczące zamówienia, licencji, faktury, reklamacji i innych spraw umownych mogą być przechowywane odpowiednio dłużej, przez okres wykonywania umowy, obowiązków ustawowych oraz do czasu przedawnienia związanych z nimi roszczeń. Korespondencja trafia na serwer UTI.PL/Plesk; równoległe dane zamówień mogą być zapisane w Azure.

17.3. Zamówienia, płatności i faktury

Dane związane z zakupami i płatnościami przechowujemy przez okres wykonania i rozliczenia umowy, a następnie przez okres wynikający z odpowiednich obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz terminów przedawnienia roszczeń.

17.4. Licencje

Dane związane z licencją przechowujemy w okresie potrzebnym do jej wydania, aktywacji, ewentualnego odnowienia po udostępnieniu takiej funkcji, kontroli uprawnień i obsługi zgłoszeń. Niektóre informacje mogą być przechowywane po wygaśnięciu licencji na potrzeby dokumentowania umowy, bezpieczeństwa, reklamacji lub roszczeń.

17.5. Pomoc techniczna i pakiety diagnostyczne

Zgłoszenia techniczne i ich korespondencję przechowujemy przez okres odpowiedni dla danej sprawy. Pakiety diagnostyczne przesyłane na pomoc@jpkontroler.pl mogą znajdować się na serwerze UTI.PL; nie przesyła ich sam Program bez działania użytkownika. Dane osobowe zawarte w powierzonych pakietach diagnostycznych są zwracane lub usuwane w terminach i na zasadach określonych w Załączniku nr 2 do EULA i udokumentowanych poleceniach podmiotu powierzającego. Nie należy utożsamiać okresu retencji samej korespondencji z dopuszczalnym przechowywaniem pełnych pakietów księgowych.

17.6. Logi i dane bezpieczeństwa

Logi techniczne systemu zapisów newslettera w Microsoft Azure są przechowywane przez 30 dni i nie zawierają adresów e-mail, zgodnie z konfiguracją wskazaną dla tego systemu. Skrót IP używany do ochrony formularza jest usuwany po około 2 godzinach.

Logi techniczne sklepu oraz systemu aktywacji licencji w Azure są przechowywane 30 dni. Logi techniczne głównej witryny jpkontroler.pl zapisane w Azure Monitor / Log Analytics są przechowywane 30 dni, zgodnie z konfiguracją wskazaną przez administratora infrastruktury. Produkcyjna baza danych systemu zakupów i licencjonowania ma kopie zapasowe przechowywane 14 dni; kopie środowiska testowego (STAGING) mają retencję 7 dni. W przypadku pobierania instalatora z odrębnych zasobów, w tym magazynu plików Azure Storage, mogą powstawać osobne dane techniczne i logi. Są one przetwarzane w zakresie i przez okres niezbędny do obsługi pobierania, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wyjaśnienia incydentów, stosownie do konfiguracji tych zasobów. Logi i metadane poczty elektronicznej są przechowywane w infrastrukturze UTI.PL/Plesk zgodnie z jej konfiguracją. Okresy mogą zostać przedłużone, gdy jest to niezbędne do zbadania incydentu, przeciwdziałania nadużyciom lub ochrony roszczeń.

17.7. Google Analytics 4 i cookies

Dane analityczne na poziomie użytkownika i zdarzeń są przechowywane w Google Analytics 4 przez 2 miesiące; nie dotyczy to zagregowanych raportów. Cookies _ga i _ga_<ID> pozostają do ich wygaśnięcia (do 2 lat), usunięcia przez użytkownika lub cofnięcia zgody.

18. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych, gdy spełnione są odpowiednie przesłanki,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem pomoc@jpkontroler.pl.

W przypadku danych osobowych powierzonych EMINOVUM przez Licencjobiorcę, np. danych kontrahentów w pakiecie diagnostycznym, właściwym administratorem może być Licencjobiorca lub jego klient. EMINOVUM wspiera właściwego administratora przy realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z umową powierzenia.

19. Dobrowolność podania danych

Podanie danych przy zapisie na newsletter lub w zwykłej korespondencji jest dobrowolne. Adres e-mail jest jednak niezbędny do otrzymywania newslettera lub odpowiedzi pocztą elektroniczną.

Podanie danych potrzebnych do zamówienia, rozliczenia płatności, wystawienia faktury i wydania licencji jest niezbędne do wykonania tych czynności. Odmowa zgody na analitykę nie ogranicza dostępu do strony, pobierania instalatora ani zakupu licencji.

Przekazanie pakietu diagnostycznego jest dobrowolne. W niektórych sytuacjach bez niego rozwiązanie problemu może być utrudnione.

20. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

EMINOVUM nie wykorzystuje danych użytkowników strony do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Nie prowadzimy profilowania użytkowników strony w celach marketingu behawioralnego.

Automatyczne mechanizmy ochrony formularza zapisu służą zapobieganiu nadużyciom.

Mechanizm licencyjny może automatycznie sprawdzać techniczną ważność licencji i limity jej wykorzystania. Jeżeli wystąpi problem z aktywacją, użytkownik może zwrócić się do pomocy technicznej. Dostawcy płatności mogą stosować własne mechanizmy oceny bezpieczeństwa transakcji, opisane w ich informacjach o prywatności.

21. Bezpieczeństwo danych

EMINOVUM stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zakresu przetwarzanych danych, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń internetowych za pomocą HTTPS,
• kontrolę dostępu do systemów i danych,
• ograniczanie zakresu gromadzonych informacji,
• zabezpieczenia infrastruktury strony, sklepu, usługi pobierania instalatora i systemu licencyjnego w Azure,
• kontrolę dostępu do skrzynki i serwera pocztowego w UTI.PL/Plesk,
• zabezpieczenia pakietów diagnostycznych i ograniczanie dostępu do nich,
• oddzielenie lokalnej analizy danych księgowych od usług serwerowych,
• środki bezpieczeństwa zapewniane przez dostawców infrastruktury.

Nie istnieje system informatyczny gwarantujący całkowite bezpieczeństwo transmisji lub przechowywania danych.

22. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w szczególności po zmianie funkcjonalności strony lub sklepu, sposobu sprzedaży, płatności, licencjonowania, newslettera, diagnostyki, infrastruktury informatycznej, konfiguracji analityki lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja Polityki jest dostępna na stronie jpkontroler.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.